Η ύπαρξη πλήρους, οργανωμένου και ψηφιοποιημένου αρχείου αποτελεί βασική προϋπόθεση για οποιονδήποτε σύγχρονο σχεδιασμό
Ένα έργο που για χρόνια θεωρούνταν δύσκολο, χρονοβόρο και συχνά ανέφικτο, προχωρά πλέον με μετρήσιμα αποτελέσματα στην Πολεοδομία Κηφισιάς. Η ψηφιοποίηση του αρχειακού υλικού των οικοδομικών αδειών εξελίσσεται με γρήγορους ρυθμούς, αλλάζοντας σταδιακά τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί μια από τις πιο επιβαρυμένες υπηρεσίες της Τοπικής Αυτοδιοίκησης.
Σύμφωνα με τα τελευταία στοιχεία, μέχρι σήμερα έχουν ήδη ψηφιοποιηθεί 4.703 οικοδομικές άδειες, αριθμός που αποτυπώνει το εύρος και τη σημασία του έργου. Το εγχείρημα αφορά όχι μόνο τα στελέχη των αδειών, αλλά το σύνολο του συνοδευτικού υλικού, το οποίο επί δεκαετίες φυλασσόταν αποκλειστικά σε φυσική μορφή.
Μέσα σε διάστημα μικρότερο των έξι μηνών, η Πολεοδομία Κηφισιάς έχει προχωρήσει στην ψηφιοποίηση 106.202 αρχιτεκτονικών σχεδίων, 12.654 στελεχών οικοδομικών αδειών και 540.551 σελίδων Α4, που περιλαμβάνουν ηλεκτρολογικά, φορολογικά και λοιπά τεχνικά αρχεία. Πρόκειται για έναν όγκο δεδομένων που αποτυπώνει το πραγματικό μέγεθος της δουλειάς που συντελείται, αλλά και το βάρος που καλείται να διαχειριστεί καθημερινά η υπηρεσία.
Η ψηφιοποίηση του αρχείου αποτελεί κρίσιμο εργαλείο για τη βελτίωση της εξυπηρέτησης πολιτών και μηχανικών, τη διασφάλιση της διαφάνειας, αλλά και την προστασία ενός πολύτιμου διοικητικού και ιστορικού αποθέματος. Τα φυσικά αρχεία οικοδομικών αδειών, σε πολλές περιπτώσεις, χρονολογούνται δεκαετίες πίσω και είναι εκτεθειμένα στη φθορά του χρόνου, στις συνθήκες αποθήκευσης και στη συχνή χρήση.
Η μετάβαση στο ψηφιακό περιβάλλον μειώνει δραστικά τον χρόνο αναζήτησης στοιχείων, περιορίζει την ανάγκη φυσικής παρουσίας στην υπηρεσία και δημιουργεί τις προϋποθέσεις για πιο οργανωμένη, ασφαλή και αξιόπιστη διαχείριση των φακέλων. Παράλληλα, ενισχύει την επιχειρησιακή δυνατότητα της Πολεοδομίας να ανταποκρίνεται σε ελέγχους, αιτήματα πολιτών, δικαστικές υποθέσεις και διασταυρώσεις στοιχείων.
Ιδιαίτερη σημασία έχει και το γεγονός ότι το έργο εξελίσσεται σε μια περίοδο αυξημένων απαιτήσεων για τις Υπηρεσίες Δόμησης, τόσο λόγω της πολυπλοκότητας της πολεοδομικής νομοθεσίας όσο και λόγω των αλλαγών που συζητούνται σε θεσμικό επίπεδο για το μέλλον των ΥΔΟΜ. Η ύπαρξη πλήρους, οργανωμένου και ψηφιοποιημένου αρχείου αποτελεί βασική προϋπόθεση για οποιονδήποτε σύγχρονο σχεδιασμό.
Παράλληλα, η ψηφιοποίηση συμβάλλει και στη βελτίωση των συνθηκών εργασίας για τα στελέχη της υπηρεσίας, που πλέον μπορούν να εργάζονται με σύγχρονα εργαλεία, μειώνοντας τον διοικητικό φόρτο και τις χρονοβόρες χειροκίνητες διαδικασίες. Το όφελος δεν είναι μόνο λειτουργικό, αλλά και θεσμικό, καθώς ενισχύεται η αξιοπιστία και η αποτελεσματικότητα της δημόσιας διοίκησης σε έναν τομέα ιδιαίτερα ευαίσθητο για τους πολίτες.
Το έργο ψηφιοποίησης των οικοδομικών αδειών στην Κηφισιά αναδεικνύεται έτσι σε ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα του πώς η τεχνολογία μπορεί να αξιοποιηθεί πρακτικά, με μετρήσιμα αποτελέσματα. Ένα έργο «υποδομής» που δημιουργεί τις βάσεις για μια πιο σύγχρονη, αποτελεσματική και διαφανή λειτουργία της πολεοδομικής υπηρεσίας.
